Bestuur. Wie doet wat?

Alle belangrijkste bestuurstaken op een rijtje
Dit zijn de gespecificeerde taken die volgens de statuten zijn opgesteld.
Voorzitter:
1. Leiden van de bestuursvergaderingen
2. In overleg met de secretaris het opstellen van de agenda voor bestuursvergaderingen
3. Het leiden van de medewerkersvergaderingen
4. Het toezien op de uitvoering van bestuursbesluiten
5. In spoedeisende zaken besluiten nemen na overleg met één of meerdere bestuursleden. Nooit alleen!
Penningmeester:
1. Bijhouden van de bankrekening en het kasgeld
2. Controle van de kasboeken van de werkgroepen
3. Betalen van de ontvangen nota’s
4. Opstellen van een financieel jaarverslag
5. Aanvragen van voorschotten op toegekende subsidies.
6. Verstrekken van voorschotten aan werkgroepen
7. Alle verdere financiële zaken betreffende de organisatie.
Beheer:
1. Zalenverdeling
2. Zalenbespreking (+ zalenverhuur aan derden)
3. Inkoop etenswaren en diverse warme en koude dranken .
4. Bestellingen Hergaarden
5. Klaarmaken wisselgeld
6. Bijhouden kasboek
7. Zorg dragen voor de schoonmaak van het gebouw
8. Bijhouden activiteiten rooster
9. Bijhouden rooster bardiensten
10. Het startklaar maken van de werkweek (een barmedewerker kan zo beginnen met de bardienst)
11. Zorgdragen voor het interieur en de reparatie daarvan
12. Het handhaven van de sfeer en de gezelligheid in het gebouw
13. Het zorg dragen van bardiensten bij gebrek of afwezigheid van barmedewerkers
14. Begeleiding van de schoonmaakploeg en overleg wanneer nodig
15. Uitbetalen schoonmaakploeg
16. Inwerken van nieuwe barmedewerkers (uitleg over het verwisselen van de fusten en de daarbij behorende problemen, en over het klaarmaken van etenswaren)
17. Wekelijks beheerdersoverleg (B.C. zaken bespreken)
18. Voorzitten van vergaderingen
19. Schrijven en uitwerken van notulen (notulen altijd naar het secretariaat en de coördinator)
20. Aanspreekpunt voor gebreken in het gebouw
21. Benaderen van onderhoudsmonteurs bij gebreken
22. Beheer sleutels
23. Acuut zorg dragen voor kleine reparaties
24. Het uitzoeken en aanschaffen van het eindejaarspresentje
Coördinator werkgroepen:
1. Constateren van problemen binnen werkgroepen
2. Constateren van het niet goed functioneren van werkgroepen of werkgroepleden en dit binnen het bestuur bespreken
3. Namens het bestuur er op toezien dat functies naar behoren worden ingevuld
4. Bijwonen van vergaderingen wanneer dat nodig is
5. Vragen en problemen van werkgroepen voorleggen aan het bestuur
6. Vraagbaak en aanspreekpunt voor werkgroepen
7. Het ontvangen en het lezen van de door de werkgroepen aangeboden notulen
8. Het bestuur op de hoogte houden van het reilen en zijlen van de werkgroepen
9. Informatie verstrekken aan nieuw te beginnen werkgroepen
10. Het oplossen van problemen tussen medewerkers of binnen werkgroepen, zonodig in overleg met het bestuur
11. Aanspreekpunt bij problemen in het algemeen
12. Persoonlijk uitleg geven over de werking van de organisatie aan nieuwe vrijwilligers en een rondleiding door het gebouw.
13. Voorstellen van nieuwe vrijwilligers aan de betreffende werkgroep
14. Stagebegeleiding
Secretariaat:
1. Verwerken van alle in en uitgaande post
2. Bijhouden van het medewerkersbestand
3. Bijhouden van administratieve materialen
4. Schrijven en uitwerken van de notulen van bestuursvergaderingen
5. Zorgdragen dat de statuten en de huishoudelijk reglementen worden nageleefd
6. Contacten gemeente - wijkorganisatie
7. Uitschrijven van vergaderingen
8. Verzorgen van uitnodigingen voor bijzondere door het bestuur verzorgde activiteiten zoals de medewerkersvergadering
9. Bijhouden van het archief
Vice-voorzitter:
1. Het vervangen van alle taken van de voorzitter bij diens afwezigheid
2e secretaris:
1. Het vervangen van alle taken van de secretaris bij diens afwezigheid
Algemeen lid:
1. Het op zich nemen van éénmalige taken
Bestuursleden dienen woonachtig te zijn in de wijk Aldlan.